Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство в организации

Вопросы организации кадрового делопроизводства в любой организации, являются основными при проверке организации надзорными органами.

Кадровое делопроизводство означает такую систему управления кадрами, при которой достигается слаженная работа с основными документами. Все документы связаны с работниками: их перемещением в компании, временем работы и заработной платой.

Кадры представляют особенную ценность для организации. Во многом именно от состава работников и зависит успех компании. Очень важно, чтобы работодатель уделял должное внимание документации, иначе штрафы быстро сведут на нет успех, полученный трудом всей команды. Чтобы быть уверенным в наличии всех необходимых бумаг, посмотрите перечень основных кадровых документов, который указан в низу этой страницы.

Кем осуществляется кадровое делопроизводство

Для этой деятельности необходимо много навыков. Умение выбирать наиболее подходящих кандидатов на должность, осведомлённость в юридических вопросах, грамотность для корректного заполнения документов, ведение бухгалтерии. Чаще всего список навыков этим не ограничивается. К сожалению, даже наличие всех этих умений не является гарантией того, что в кадровом делопроизводстве будет полный порядок. Важное место занимает опыт в этой сфере.

Чаще всего, деятельностью по ведению документов, связанными с кадрами, занимаются:

• Отдел кадров;
• Кадровый делопроизводитель;
• Компания, которая может предложить аудит кадровых документов и аутсорсинг кадрового делопроизводства.

Аудит, или аудиторская деятельность, означает независимую проверку бухгалтерии и финансовой отчётности организации или ИП. Аутсорсинг же ─ это передача организацией части процессов или функции под контроль другой организации, являющийся профессионалом в этой области. Разработка кадровых документов также является сферой деятельности компаний, предоставляющих услуги аудита и аутсорсинга. Она включает консультацию и разработку всех необходимых бумаг.

Кому лучше доверить ведение кадровой деятельности

Кто сможет справиться с этой задачей лучше? Судите сами:

1. Содержание отдела кадров будет стоить дороже всего. Вам придётся держать небольшой штат сотрудников, помогающих в этом вопросе, и регулярно выплачивать им зарплату. За продолжительный срок будет выходить внушительная сумма. Зато вы будете уверены, что всё будет сделано на нужном уровне.
2. Кадровый делопроизводитель будет также нуждаться в зарплате, но выплаты будут меньше, чем отделу кадров. На одном человеке будет большая ответственность, поэтому риск ошибок как в заполнении документов, так и в их наличии, значительно повышается. Да и найти человека, который будет обладать всеми необходимыми навыками совсем непросто.
3. Наиболее бюджетным вариантом будет обратиться к услугам компании. Вам помогут быстро справиться с поставленными задачами в то время, когда вам это будет особенно нужно и удобно. Вы можете быть уверены в том, что уровень услуг будет на высоте благодаря профессионализму, опыту и грамотному распределению обязанностей в команде.

Следовательно, лучшим вариантом будет обратиться к компании, знающей толк в кадровом делопроизводстве.

Мы с удовольствием поможем вам в этом вопросе!

Какой штраф за отсутствие кадровых документов можно получить

В п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ вынесены такие штрафы:

• Для должностных лиц: от 1 до 5 тыс. руб.;
• Для ИП: от 1 до 5 тыс. руб. или приостановление деятельности на 3 месяца;
• Для юридических лиц: от 30 до 50 тыс. руб. или приостановление деятельности на 3 месяца.

Перечень основных кадровых документов в организации, которые должны быть в любом случае.

Для того, что бы организовать кадровое делопроизводство в организации в соответствии с требованиями законодательства (ТК РФ), в организации как минимум должны быть следующие документы:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Разрабатываются на основе типовых,  далее утверждаются и вводятся в действие приказом руководителя  организации, с ПВТР нужно ознакомлять каждого работника под роспись. Ознакомление может быть зарегистрировано  как в отдельном журнале , журнал может носить название «Журнал ознакомления с  внутренними локальными нормативными документами», либо оформляться в виде расписки об ознакомлении с  внутренними локальными нормативными документами (ВНД) организации. В расписку следует внести весь перечень  ВНД, действующих в организации, ниже подпись и расшифровка работника, расписку следует хранить вместе с личным делом работника, желательно в отдельной папке на каждого работника, куда вносятся все кадровые документы касающиеся данного работника.

2. Положение о защите персональных данных работника

Положение о защите персональных данных можно разработать на основе типового положения, главный момент при работе с положением,  это согласие работника на обработку (сбор, хранение, распростронение и использование) персональных данных для приема на работу.  Согласие необходимо оформлять на каждого работника (кандидата), согласие храниться в личной папке на каждого работника.

3. Штатное расписание (и организационная структура)

Штатное расписание это унифицированная форма, утвержденная  постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 г .  Организационная структура  может быть  выполнена в свободной форме, в виде структурных обозначений.  Оба документа утверждаются и вводятся в действие отдельным приказом руководителя.

4. Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (и журнал учета движений трудовых книжек и вкладышей)

Приказом определяется ответственный работник, как правило это работник отдела кадров, который заполняет, хранит трудовые книжки, при необходимости заводит новые.  Хранение трудовых книжек должно осуществляться ТОЛЬКО в сейфовом шкафе или сейфе.  Журнал учета движений трудовых книжек и вкладышей – типовая форма, прошивается, опломбируется, ставится печать организации.

5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек

В Приходно-расходной книге отражаются сведения о том, сколько бланков было закуплено организацией и сколько и кому выдано. Данный журнал должен быть в наличии в любом случае, даже если трудовые книжки в организации не выдавались.

6. Журнал регистрации трудовых договоров

Трудовой договор является основополагающим документом при приеме на работу, соответственно требуется вести учет и регистрацию трудовых договоров в специальном журнале. В случае если в организации заключаются договора гражданско-правового характера, то они регистрируются в другом журнале. В трудовой договор рекомендуем вносить раздел «должностные обязанности», который будет заменять должностную инструкцию работника.

7. Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод)

 Приказы о приеме на работу издаются после подписания трудового договора, все приказы о приеме на работу, увольнение или перевод в обязательном порядке регистрируются в журнале. Журнал типовой формы, можно купить готовый или распечатать самим, как обычно должен быть прошит, пронумерован, опломбирован, а также пропечатан и подписан.

8. Перечень документов от работника при приеме на работу

•       Паспорт (копия);
•       Венный билет (для всех мужчин ) (копия);
•       СНИЛС (копия);
•       ИНН (копия);
•       Cвидетельство о рождении  детей (при наличии ребенка) (копия);
•       Оригинал трудовой книжки;
•       Копии документов об образовании.

   В этой статье мы рассмотрели основной кадровый документооборот в организации, дополнительно при проведении проверок также запрашивают обязательные журналы по охране труда - журнал вводного инструктажа, журнал регистрации несчасных случаев на производстве журнал проверок юридического лица, если во втором случае журнал может быть не заполнен, по причине отсутствия таких событий как несчасный случай, то журнал вводного инструктажа должен вестись в обязательном порядке, туда вносят всех поступающих на работу. Работники ставят подпись в соответсвующей графе, что является свидетельством о том, что работник ознакомился с действующими в организации правилами и условиями труда, инструктаж проводится до того как работник приступает к своим обязанностям.  Журнал проверок требуется непосредственно в момент проведения проверки.

 Итак, какие кадровые документы должны быть в организации, вам известно. Каким бы трудоёмким ни был процесс их подготовки, очень важно сделать это. Наведя порядок в бумагах, вы не только сэкономите значительно средств и избежите головной боли, но и почувствуете, что порядок в кадровом делопроизводстве помогает вам меньше отвлекаться и больше внимания уделять более важным задачам.